Apa Gunanya Sistem Informasi SDM? Yuk Kita Cari Tahu
Sistem Informasi SDM – Saat ini memang tidak dapat dipungkiri bahwa seluruh aspek kehidupan telah dirasuki kemajuan dan kecanggihan teknologi. Terlebih dalam dunia kerja yang notabene memang membutuhkan teknologi untuk mempermudah pekerjaan. Diantara teknologi yang dibutuhkan dalam dunia kerja adalah sistem informasi sumber daya manusia (sdm). Lantas apa sebenarnya sistem informasi SDM ini? Serta apa saja kegunaannya dalam dunia kerja? Mari kita bahas satu persatu.
Apa itu Sistem Informasi SDM?
Secara harfiah sistem informasi SDM merupakan sebuah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengolah data sumber daya manusia dan menjadikannya sebagai informasi penting bagi sebuah perusahaan. Melalui sistem ini perusahaan akan mengetahui bagaimana kualitas dari sdm yang mereka miliki. Tentunya tidak hanya bagi perusahaan, sistem ini pun sangat baik manfaatnya untuk dimiliki oleh manajemen perkantoran.
Sistem informasi SDM tidak hanya sekedar mengolah data dan menyajikannya ke dalam bentuk informasi sdm, namun juga menjadi landasan bagi pemimpin perusahaan untuk bertindak. Pada akhirnya nanti melalui sistem ini, pemimpin perusahaan memiliki pedoman yang akurat untuk mengambil tindakan guna meningkat kualitas dari sumber daya manusia yang dimiliki. Lantas apa saja jenis data yang dimuat dalam sistem ini?
Sistem informasi satu ini mengolah berbagai jenis data yang berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan maupun perkantoran. Sistem ini menawarkan kemudahan dalam mengolah data karyawan, mulai dari absensi, kebutuhan karyawan, data selama karyawan bekerja, dan lain sebagainya. Tentunya pengolahan data semacam itu akan memberikan kemudahan bagi pemimpin perusahaan untuk mengontrol kinerja bawahannya.
4 Fungsi Vital Sistem Informasi SDM
Jika melihat penjelasan sebelumnya tadi, maka dapat dipahami bahwa sistem informasi sdm ini merupakan sebuah sistem yang diperuntukan untuk mengolah data sumber daya manusia dari suatu perusahaan. Tentunya sistem ini memiliki fungsi tersendiri bagi keberlangsungan perusahaan tersebut. Berikut 4 fungsi vital dari sistem informasi sumber daya manusia yang dapat Anda ketahui.
- Manajemen Data SDM
Fungsi pertama dari sistem informasi sumber daya manusia ini adalah membantu pimpinan kantor maupun perusahaan mengolah data sdm mereka. Sistem akan bekerja dengan menjaga dan merawat data karyawan, lalu menyajikannya dalam bentuk informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Tentunya hal ini sudah pasti memberikan kemudahan dalam aspek manajemen SDM.
- Fungsi Pendidikan
Kedua, sistem informasi sumber daya manusia ini juga memiliki peranan penting dalam aspek pendidikan. Jika memang dirasa perlu adanya peningkatan kualitas dari pegawai maupun karyawan yang dimiliki, maka pimpinan dapat merancang kegiatan pendidikan melalui sistem informasi ini. Sistem akan memberikan data yang akurat guna membantu pimpinan dalam mengambil keputusan terhadap program pendidikan yang akan diberikan kepada pegawai.
- Kemudahan dalam Pemberhentian Karyawan
Tidak hanya memiliki peranan penting dari manajemen data dan pendidikan, sistem informasi sumber daya manusia ini pun juga memiliki fungsi untuk memberhentikan karyawan. Melalui system ini pengguna dapat terbantu untuk mengambil tindakan pemberhentian karyawan. Tentunya keputusan itu akan didasarkan pada data yang akurat dan terekam selama karyawan bekerja. Selain memberikan kemudahan dalam mengambil tindakan pemberhentian, sistem ini pun juga membantu pemimpin perusahaan untuk memberikan tunjangan jika memang karyawan tersebut layak untuk mendapatkannya.
- Membantu Proses Perekrutan Karyawan
Fungsi keempat dari sistem ini adalah membantu proses perekrutan karyawan. Jika sebelumnya sistem informasi sumber daya manusia dapat membantu dalam proses pemberhentian karyawan, maka kali ini justru sebaliknya. Sistem informasi sdm akan membantu manajemen perusahaan untuk merekrut karyawan sesuai dengan bidang yang dibutuhkan. Sama seperti sebelumnya, perekrutan ini pun didasarkan pada data akurat yang diberikan oleh sistem informasi sdm.
Karakteristik Sistem Informasi SDM yang Baik
Jika melihat fungsi yang dimiliki dari sistem informasi ini, maka sudah semestinya sistem informasi HRD dimaksimalkan dalam sebuah perusahaan. Sistem akan sangat membantu manajer maupun pimpinan perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki. Namun tentu saja, untuk dapat merasakan manfaat hebat dari sistem ini, maka haruslah menggunakan sistem informasi sumber daya manusia yang baik. Lantas bagaimana cara menilai baik atau tidak sebuah sistem informasi sumber daya manusia?
Baca juga : Managerial Training
Bagi Anda yang memang memiliki minat untuk menggunakan sistem informasi sumber daya manusia ini, maka Anda dapat mempertimbangkan beberapa hal. Berikut akan dijelaskan satu persatu.
- Kesesuaian Biaya dengan Kondisi Finansial
Sudah menjadi rahasia umum bahwa untuk memabangun sebuah sistem yang baik, maka memerlukan modal yang siap. Namun tentunya kebutuhan biaya untuk membangun sistem tersebut haruslah selaras dengan kemampuan dan kondisi finansial yang dimiliki.
- Memiliki Sistem Arsip Terintegrasi
Ketika Anda menemukan tawaran sistem informasi sumber daya manusia, maka pastika jika di dalamnya terdapat sistem yang terintegrasi. Pastikan bahwa setiap arsip dan data memiliki kaitan antara satu pos dengan pos lainnya. Tentunya hal ini merupakan bagian dari kemudahan dalam mengolah data sdm Anda nantinya.
- Sistem Informasi SDM Diterapkan Tepat Waktu
Hal lain yang perlu dipertimbangkan untuk menggunakan sistem informasi sumber daya manusia ini adalah ketepatan waktu saat menggunakannya. Oleh sebab itu, disini perlu adanya pertimbangan dari berbagai aspek saat akan menerapkan sistem informasi sdm tersebut. Jika memang dirasa telah cocok, maka segera gunakan dan terapkan.
- Sistem Harus Menyediakan Data Kritis
Karakteristik keempat yang harus dimiliki oleh sistem informasi sdm yang baik adalah sistem tersebut harus menyediakan data kritis. Data kritis ini nantinya akan sangat diperlukan pada situasi dan keadaaan genting. Data kritis yang dimaksud berupa informasi tentang karyawan kunci, skill yang dimiliki oleh para karyawan, dan hal-hal lainnya.
- Sistem Harus Mampu Dimodifikasi
Kelima, sistem yang akan Anda bangun harus mampu dimodifikasi. Sebagai sebuah sistem informasi, maka sistem sdm haruslah dapat dimodifikasi sewaktu-waktu sesuai dengan tujuan dari manajemen itu sendiri. Hal ini tentunya berkaitan pula dengan upaya untuk meningkatkan kualitas sistem, sehingga dapat lebih optimal digunakan oleh perusahaan.
Paling tidak lima karakteristik tadilah yang harus dimiliki sebuah sistem informasi sdm yang baik. Jika Anda menemukan kelima karakteristik itu, maka segeralah lakukan penawaran dan mulai membangun sistem informasi bagi sumber daya manusia yang dimiliki. Ingat kecepatan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan untuk menggunakan sistem informasi sumber daya manusia ini sudah tentu akan memberikan dampak positif bagi kelangsungan perusahaan Anda.
Bagaimana tertarik untuk menggunakan sistem informasi Sumber daya manusia ini ke perusahaan Anda? Atau justru Anda ingin tahu lebih dalam tentang teknologi ini? Tenang, Anda dapat menghubungi kontak 0896-5331-2998 guna mendiskusikan lebih lanjut terkait sistem informasi sumber daya manusia ini. Tentunya jika Anda memiliki perusahaan atau sebagai kepala manajemen kantor, maka ada baiknya sistem SDM ini diaplikasikan. Dengan begitu Anda pun dapat lebih efektif dalam mengontrol kinerja bawahan Anda. Salah satu aplikasi SDM yang sudah dipakai oleh banyak perusahaan seluruh dunia adalah HRIS OrangeHRM, mau coba HRIS OrangeHRM? Silahkan ikuti pelatihan membangun HRIS dengan OrangeHRM di bulan maret 2020 Depok untuk angkatan-2